Norman Salvator / Flavio Andri

Das Outsourcing des Rechnungswesens hatte bereits vor der Digitalisierung Tradition. Doch mittlerweile schafft die Technik ganz neue Möglichkeiten – und bietet Mehrwerte wie Vereinfachung und Zusammenarbeit.

Ein traditionelles Outsourcing in den Achtzigerjahren kann wie folgt beschrieben werden. Ein Kunde steht mit einer Schachtel an Belegen und Bankunterlagen am Empfang eines Treuhandbüros und meint mit einem Lächeln: «Können Sie mir nicht die Buchhaltung machen? Mir fehlen einfach die Zeit und das Wissen, und ehrlich gesagt mag ich mich auch nicht um den Papierkram kümmern!» So und ähnlich wurden damals Aufträge angenommen. Die mitgebrachten Belege wurden sortiert, kontiert und verbucht, um sie dann anschliessend im für die damalige Zeit modernen Buchhaltungssystem IBM AS/400 zu verbuchen. Das Thema Outsourcing war also schon damals aktuell.

Die technische Entwicklung

Während der vergangenen dreissig Jahre entwickelte sich die Technik sehr schnell. Anfang der 1990er-Jahre setzte sich zunehmend der IBM-PC im Anwenderbereich durch. Gleichzeitig holte Microsoft aber auch den Rückstand der DOS/Windows-Oberfläche auf die Betriebssysteme der Mitbewerber auf und entwickelte sich schnell zum beliebtesten Betriebssystem für Personal Computer.

Mit dieser Entwicklung hielt der PC zunehmend Einzug in den Home- und den KMU-Bereich, und schon bald erhielt man die dazu passende Software für das Rechnungswesen. Dies war der Startschuss für die moderne und flexible Zusammenarbeit zwischen Treuhändern und ihren KMU-Kunden. Je nach den Wünschen des Kunden konnten die anfallenden Aufgaben zwischen Kunden und Treuhändern aufgeteilt werden. Oft wurde dabei das Tagesgeschäft mit Fakturierung und Zahlung der Lieferantenrechnungen durch den Kunden vorgenommen, und die Verbuchung, der Jahresabschluss sowie die steuerlichen Angelegenheiten wurden mit der Unterstützung des Treuhänders erledigt. Der Datenaustausch passierte in der Anfangsphase noch mithilfe von Datenträgern, später erfolgte der Datenaustausch über E-Mail oder Internet. Und heute?

Heute sprechen wir über den Onlinebuchhalter/-treuhänder, der cloudbasiert arbeitet. Im Jahr 2018 hat Curia ihre Infrastruktur stark ausgebaut, um weitere interessante neue Servicedienstleistungen anbieten zu können, so zum Beispiel auch für KMU. Aktuell arbeitet Curia mit Produkten aus dem Hause Abacus.

Norman Salvator, Fachmann
mit eidg. FA im Finanz- und
Rechnungswesen,
PC LAN-Supporter SIZ

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für Buchhaltung investieren?
Dann nutzen Sie einfach unsere.»

Die Software für Kleinunternehmen

Mit AbaNinja hat die Firma Abacus eine weitere innovative Cloud-Business-Software für Start-ups, Selbstständigerwerbende oder Kleinstunternehmen entwickelt. Die Funktionen beginnen mit dem Erstellen von Offerten, welche später in Rechnungen umgewandelt und per E-Mail versendet werden können. Nach der Fakturierung können die Eingänge der Kundenzahlungen überwacht und bei Notwendigkeit auch gemahnt werden. Auf der Lieferantenseite können eingehende Rechnungen gescannt und ins AbaNinja hochgeladen werden. Die anschliessenden Zahlungsaufträge können mittels Datenaustausch mit allen Banken in den gewohnten und neuen ISO-20022-Formaten weiterverarbeitet werden. Ein einfaches Dash-board mit Finanzinformationen wie Umsätzen, offenen und fälligen Rechnungen sowie Zahlungseingängen in Echtzeit runden die ganzen AbaNinja-Funktionen ab. Damit hat es Abacus geschafft, die Digitalisierung auch für Kleinfirmen und Einzelunternehmen zugänglich zu machen.

Bis 2 100 Kunden, 2 100 Artikel und 2 100 Rechnungen ist AbaNinja aktuell noch kostenlos. Benötigt ein Kunde noch zusätzlich eine saubere Finanzbuchhaltung, lässt sich AbaNinja problemlos mit der AbaWeb-Finanzbuchhaltung zu fairen Abokonditionen synchronisieren. AbaNinja entwickelt sich laufend weiter. Kürzlich wurde kommuniziert, dass in Zukunft auch einfache Kassen- und Webshoplösungen in Zusammenarbeit mit AbaNinja genutzt werden können.

Die vielfältigen IT-Angebote eröffnen Kunden wie auch Treuhändern individuelle Lösungen der Zusammenarbeit. Wie bereits eingangs erwähnt, ist die Idee der vollständigen oder aufgabenbezogenen Auslagerung von Buchhaltungs- und administrativen Arbeiten nicht neu. Aber wann kommt überhaupt ein Outsourcing des Rechnungswesens infrage? Wir haben ein paar Entscheidungskriterien zusammengestellt:

  • Ihre Prioritäten liegen beim Kernbusiness und bei der Kundenpflege
  • Ihre Zeit und Ihre Ressourcen sind knapp
  • Fehlendes Know-how im Rechnungswesen und im Steuerbereich
  • Wunsch nach professioneller und kompetenter Betreuung
  • Wunsch, vertrauliche und sensible Aufgabenbereiche vertraulich zu behandeln (Lohnwesen)
  • Selbstständige Erledigung des Tagesgeschäftes mit Soforthilfe bei Buchungsfragen
  • Aktuelles und zeitnahes Reporting
  • Sicherung der Stellvertretung sowie temporär Unterstützung bei Ferienabwesenheit, Krankheit oder Unfall
  • Wunsch nach modernen und zeitgemässen Lösungen im Rechnungswesen
  • Budgetierbare Kostenkontrolle ohne grosse Initialinvestitionen

Flavio Andri, dipl. Wirtschaftsprüfer,
lic.oec.publ., zugelassener Revisionsexperte

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Ihrem Hause haben?
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Überblick über Outsourcing-Möglichkeiten

Sie sehen, dass die Gründe für ein Outsourcing sehr unterschiedlich sein können. Die entsprechenden Lösungen können in der Folge von Kunde zu Kunde auch sehr vielfältig sein. Dank den heutigen IT-Lösungen erfährt man von technischer Seite immer mehr Unterstützung.